Regulamin organizacji systemu monitoringu wizyjnego w Powiatowym Urzędzie Pracy w Żninie

§1. 1. Podstawowym celem systemu monitoringu wizyjnego w Powiatowym Urzędzie Pracy w Żninie nazywanego w dalszej części Systemem, jest zwiększenie bezpieczeństwa pracowników i klientów oraz ochrona mienia z zachowaniem prywatności i godności osób, podstawą przetwarzania danych jest prawnie uzasadniony interes administratora w postaci ochrony mienia i zapewnienia bezpieczeństwa na terenie obiektu.

2. Administratorem Systemu zainstalowanego na terenie obiektu jest  Powiatowy Urząd Pracy w Żninie (ul. Składowa 4, 88-400 Żnin, telefon kontaktowy: 52 303 10 64).
3.  W skład Systemu wchodzą kamery wewnętrzne i kamery zewnętrzne, których zadaniem jest obserwacja wejścia głównego do budynku z możliwością podglądu chodnika wzdłuż budynku, terenu w pobliżu garażu, miejsc parkingowych, a także hali obsługi klientów wewnątrz budynku.  

§2.  Praca Systemu opiera się o wymienione poniżej założenia:

1. Obraz z kamer stanowiących element Systemu podlega rejestracji i zapisaniu na  nośniku fizycznym, tj. dysku twardym lub karcie pamięci;
2. Maksymalny czas przechowywania danych zależny jest od pojemności stosowanego nośnika oraz możliwości Systemu, nie krótszy jednak niż 7 dni. Po upływie maksymalnego czasu przechowywania dane są kasowane poprzez nadpisanie, przy czym termin ten może ulec przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania, jeżeli administrator powziął wiadomość, że nagrania obrazu stanowią dowód lub mogą stanowić dowód w  postępowaniu prowadzonym na podstawie odrębnych przepisów;
3. Urządzenia Systemu nie rejestrują i nie zapisują dźwięku.

§3. 1. Prawidłowe funkcjonowanie Systemu poprzez monitorowanie sprawności urządzeń nagrywająco - rejestrujących zapewniają pracownicy zatrudnieni w Powiatowym Urzędzie Pracy w Żninie na stanowiskach Kierownika Działu Administracyjno-Organizacyjnego i  informatyka.

2. Osobami odpowiedzialnymi za bezpieczeństwo fizyczne nośników danych Systemu są Kierownik Działu Administracyjno-Organizacyjnego, informatyk - w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa nośników fizycznych, poprzez zabezpieczenie pomieszczeń serwerowych a  w  razie ich nieobecności inna osoba do tego wyznaczona przez Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Żninie.

3. Zdarzenia mające/mogące mieć wpływ na poprawne funkcjonowanie Systemu, w tym przede wszystkim akty wandalizmu przeprowadzone na elementach Systemu, nieprawidłowości w funkcjonowaniu podglądu wizyjnego zauważone przez ww. osoby powinny być niezwłocznie zgłoszone Dyrektorowi Powiatowego Urzędu Pracy w Żninie.

§4. 1. Prawo do korzystania z Systemu poprzez podgląd w czasie rzeczywistym obrazu przekazywanego z kamer posiadają osoby po uzyskaniu pisemnego upoważnienia Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Żninie wyłącznie w zakresie wyznaczonym upoważnieniem.

2. Do zapoznawania się z nagraniami Systemu upoważnieni są podmioty uprawnione na podstawie odrębnych przepisów ustawowych i wyłącznie w takim zakresie, jaki jest niezbędny dla realizowanych przez nie zadań. Podgląd nagrań monitoringu umożliwia informatyk.

3. Pomocniczy wzór upoważnienia, o którym mowa w ust. 1 pkt 2 określa Załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§5. 1. Osoby przebywające na terenie monitorowanym, w tym pracownicy i klienci urzędu zostają poinformowani o funkcjonowaniu Systemu za pośrednictwem stosownych tabliczek informujących o stosowaniu kamer.

2.  Informacja dotycząca administratora danych osobowych, celu oraz zakresu przetwarzanych danych jest udostępniona na stronie internetowej i w Biuletynie Informacji Publicznej Powiatowego Urzędu Pracy w Żninie.
3.  Lokalizacja oraz praca kamer Systemu nie narusza zasad godności osobistej oraz prawa do prywatności pracowników, klientów oraz osób trzecich.
4.  Identyfikacja osób znajdujących się w obszarze objętym Systemem będzie prowadzona wyłącznie w przypadku zaistnienia potrzeby, przy uwzględnieniu celów, o  których mowa w §1 ust. 1 i podlegać będzie rygorom wynikającym z ustawy o ochronie danych osobowych.
5.  Bezpieczeństwo przetwarzania danych szczegółowo określa polityka bezpieczeństwa, opisująca środki służące zapewnieniu poufności danych przetwarzanych w Systemie.

§6. Dane zapisane na urządzeniu rejestrującym obraz z kamer Systemu nie stanowią informacji publicznej i nie podlegają udostępnianiu w oparciu o przepisy ustawy o dostępie do informacji publicznej.

§7. Osoba zarejestrowana przez System ma prawo do dostępu do danych osobowych oraz ograniczenia przetwarzania;

§8. Osobie zarejestrowanej przez System przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes Ochrony Danych Osobowych) gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy ogólnego rozporządzenia  o  ochronie danych osobowych z dnia 27 kwietnia 2016 r.; Podanie danych jest dobrowolne.

§9. Nagrania z Systemu nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, tj. bez ingerencji człowieka, w tym profilowane.

§10. We wszelkich kwestiach związanych z  przetwarzaniem danych osobowych przez Powiatowy Urząd Pracy można skontaktować się z  Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail inspektor@znin.praca.gov.pl.

KLAUZULA INFORMACYJNA

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), publ. Dz. Urz. UE L Nr 119, s. 1:

1. Administratorem danych przetwarzanych w ramach stosowanego monitoringu wizyjnego jest Powiatowy Urząd Pracy w Żninie (ul. Składowa 4, 88-400 Żnin, telefon kontaktowy: 52 303 10 64).
2. W sprawach z zakresu ochrony danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych pod adresem e-mail: inspektor@znin.praca.gov.pl
3. Dane osobowe będą przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia.
4. Dane osobowe będą przetwarzane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania. Termin ten może ulec przedłużeniu w sytuacji, gdy nagrania z monitoringu stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów prawa, bądź w sytuacji, gdy administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. Przedłużenie terminu może nastąpić do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
5. Podstawą prawną przetwarzania wizerunku pracowników oraz innych osób zarejestrowanych przez monitoring jest art. 6 ust. I lit. c) ww. Rozporządzenia (wypełnienie obowiązku prawnego ciążącego na administratorze) w związku z art. 4b Ustawy z dnia z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (tekst jedn. Dz. U. z 2018 r., poz. 995 z późn. zm.) oraz art. 22²  § Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. (Dz. U. 2018 r., poz. 917 z późn. zm.)
6. Dane osobowe mogą być przekazywane osobom, które wykażą potrzebę uzyskania dostępu do nagrań (interes realizowany przez stronę trzecią).
7. Osoba, której dane dotyczą ma prawo do:
   1. żądania dostępu do danych osobowych oraz ograniczenia przetwarzania danych osobowych;
   2. wniesienia skargi do organu nadzorczego.

Metadane - wyciąg z rejestru zmian